Reduza os custos do escritório implementando o trabalho híbrido

Desde 2020, no início da pandemia, muitas empresas aderiram ao home office, mantendo toda a equipe trabalhando de casa, com conforto e saúde. Porém, com a progressiva imunização da população brasileira, a retomada do trabalho presencial volta à rotina.

Contudo, essa volta aos padrões anteriores torna-se uma preocupação importante para muitas dessas companhias, pois houve um número maior de contratação de pessoas do que o escritório comportava originalmente. Houve também, em alguns casos, a diminuição do tamanho do escritório para cortar gastos como aluguel, condomínio, IPTU, energia, internet e telefonia. Diante desse novo cenário, as equipes de facilities e RH buscam soluções viáveis para a volta do convívio presencial com os colegas de trabalho em um cenário de imunização de todos os funcionários.

Como avaliar o impacto dessa medida? Podemos estabelecer alguns critérios para auxiliar essa avaliação, com um cenário hipotético, no qual, a empresa precise aumentar a quantidade de posições de trabalho em seu escritório atual.

Suponhamos que a empresa Company LTDA tem seu escritório para 100 funcionários em um prédio localizado na zona sul de São Paulo, com todas as comodidades de um bom ambiente de trabalho. Porém, mesmo durante a pandemia, houve crescimento da demanda e a empresa contratou mais 50 pessoas. Com os 150 funcionários em home office, não houve problema com o espaço, entretanto quando todos os trabalhadores forem imunizados, o retorno para o trabalho parcialmente presencial ocorrerá. Isto porque o home office mostrou-se como uma modalidade de trabalho bastante aceitável, evitando os custos e desgastes do deslocamento diário até o escritório.

O Gerente de Facilities da Company LTDA tem a missão de calcular o impacto para a empresa deste aumento de funcionários. Atualmente, a sede ocupa dois andares do prédio, com 50 pessoas trabalhando em cada pavimento. Para a locação de um novo andar, será necessário um gasto adicional de R$ 25.000,00 mensais para aluguel e condomínio, totalizando R$ 300.000,00 em um ano, o tempo mínimo de contrato. Além disso, custos com mobiliário (mesa, cadeira, armário etc.) para cada colaborador, com materiais de escritório, que vão desde aparelho telefônico até lixeira além de material de consumo como descartáveis, papéis, outsourcing entre outros. Neste cenário não vamos considerar os gastos com energia e telefonia (internet e ligações), pois isto já está incluso na ajuda de custo fornecida para o funcionário em home office.

Com isso, montamos o seguinte cenário para 1 ano de escritório:

Assim, concluímos que o custo de manter um funcionário dentro do escritório é de 700 reais mensais para esta situação. Obviamente que estes números variam por conta de local, tipo de mobiliário e de gastos anuais, mas é possível calcular o próprio gasto do escritório por funcionário para chegar ao número real.

Mas, e se você tivesse a informação de que com um sistema de gestão de posições de trabalho você poderia reduzir o custo por funcionário para até 1% do valor original?

Sim, é isto o que você leu, não está errado. Por exemplo, com um plano starter da ferramenta LIZARD Workplace, você consegue gerenciar uma posição de trabalho ter o custo de 1% a 2% do valor de uma posição física.

Como funciona?

O LIZARD Workplace é um sistema inteligente de gestão de espaços de trabalho, sendo a melhor ferramenta para a empresa implementar um sistema de trabalho híbrido, permitindo ao trabalhador escolher quando ir ao escritório ou quando permanecer em home office para organizar melhor sua agenda.

Assim, você não precisa ter espaço para todos os funcionários da empresa trabalharem in loco ao mesmo tempo, fazendo um revezamento que garante o que há de melhor em trabalhar de casa sem perder a troca, o encontro e a sinergia que só o escritório pode oferecer para sua equipe.

Para saber mais, veja o vídeo acima e depois acesse a página de gestão de mesas do LIZARD Workplace clicando aqui