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Como melhor organizar reservas de salas de reunião na sua empresa?

Acredito que, como eu, muitos de vocês já tiveram algum problema relacionado ao uso das salas de reunião da sua empresa: alguém reservou a mesma sala que você naquele horário, o projetor que você solicitou não estava disponível, a sala era muito pequena para comportar todos os participantes, ou não havia reserva nenhuma em seu nome.

A realidade é que a gestão de reservas de salas de reunião não é tão simples como parece. Primeiramente, das empresas que conheci até hoje, a maioria possui possui um número maior de necessidade de agendamentos do que o número de salas disponíveis, principalmente com projetores ou aparelhos de conference-call.

Além disso, essas empresas não utilizam software adequado para gerenciar as reservas de salas. Algumas centralizam as reservas na agenda de uma secretária ou recepcionista. Outras utilizam o Microsoft Outlook, com várias agendas cadastradas. Outras têm equipes de recepcionistas com cadernos de anotações com as reservas solicitadas.

Todas essas formas de organização do agendamento de reuniões são válidas. No entanto, o software utilizado para controlar os agendamentos ainda é deficitário. Os agendamentos pelo Microsoft Outlook, por exemplo, permitem que os usuários sobreponham reuniões, causando conflito. Além disso, quando o número de salas de reunião cresce, o controle das diversas agendas independentes fica mais complexo, e requer um volume de trabalho maior para manter as agendas de reunião organizadas.

Recentemente, a MartTrend, empresa brasileira desenvolvedora de produtos de software, criou uma solução de reservas de salas que permite esse controle dos agendamentos por parte de uma equipe de atendentes, que podem ser recepcionistas, secretárias, ou até mesmo os próprios executivos com permissões para alterar os agendamentos. Esta solução permite gerir melhor o uso das salas de reunião e dá ao gestor a ferramenta necessária para centralizar e controlar os agendamentos, tudo através de navegadores web com acesso de qualquer lugar da empresa, ou do mundo.

Alinhar o número de salas de reunião a um processo claro e disseminado para os profissionais da empresa, com o uso do software adequado pode trazer as empresas um pouco mais perto do fim das confusões com suas salas de reunião.

Para mais informações, acesse: www.lizardmeetings.com.br ou www.reservasdesalas.com.br

Aguardamos suas dúvidas sobre este post para discutirmos mais sobre o assunto de gestão de salas de reunião.

Bons Negócios!

Salas de reunião ou mesas de trabalho? O que você deseja gerenciar?